Pisma urzędowe zawsze były pisane przedziwnym, niezrozumiałym językiem. Mało kto tym jednak przejmował, bo wszyscy uważali, że tak już musi być i już. Dokument urzędowy musi być niezrozumiały i z pewnością jego atrybutem, który nadaje mu powagi jest zawiły i niezrozumiały język.

Wydaje się jednak, że sprawy języka używanego do sporządzania dokumentów zaszły już za daleko, bo nawet sądy administracyjne mają tego dość.
Naturalnie, jest to dość złożony i wielowątkowy problem. Bez wątpienia jednak, największy wpływ na wygląd pism urzędowych ma obowiązujące prawo, a zwłaszcza kodeks postępowania administracyjnego z 2017 r. Nie może to dziwić, skoro załatwienie jakiejkolwiek, najprostszej sprawy w urzędzie wymaga powołania się na kilkanaście przepisów w kilku różnych ustawach. Urzędnicy pracują na podstawie przepisów prawa, więc podejmując jakąkolwiek decyzję muszą wskazać jej podstawę. No to wymieniają te dziesiątki artykułów, paragrafów, ustępów i liter. I chyba nikt nigdy nie sprawdził, czy aby rzeczywiście wszystkie te przepisy jeszcze obowiązują.
No ale skoro są w szablonie, to już niech zostaną. Stara urzędnicza prawda mówi, że lepiej za dużo niż za mało. I przy okazji można petenta przeczołgać, a im bardziej roszczeniowy, tym więcej kłód mu się rzuca pod nogi. Prawnicza magia w pełnej krasie, a może nawet ta gorsza – urzędnicza.
Przed białostockim Wojewódzkim Sądem Administracyjnym toczyła się sprawa, której przedmiotem była niekorzystna dla obywatela decyzja. Samo jej tło nie jest specjalnie ważne, ale wspomnijmy, że chodziło o to, że urzędnicy tak skomplikowali postępowanie, że petent nie miał najmniejszych możliwości na złożenie prawidłowych wniosków. Zawsze znalazłaby się jakaś podstawa do ukręcenia łba sprawie. Począwszy od tego, że najpierw stronie wyznaczono nierealny do dotrzymania termin, to ostatecznie wyciągnięto wobec niego negatywne konsekwencje procesowe. Koniec końców WSA uchylił wydane wcześniej decyzje. Oto fragment z uzasadnienia:
„Oceniając w tym kontekście treść wezwania z dnia […] października 2016 r. dodatkowo podnieść należy, że kierowane do strony pismo organu powinno być adekwatne do doświadczenia życiowego i możliwości percepcji adresata (vide wyrok w sprawie II OSK 1525/16 z dnia 19 stycznia 2017 r., CBOSA). W sprawach, w których strona działa bez pomocy profesjonalnego pełnomocnika, to na organie administracji spoczywa szczególny obowiązek klarownego i czytelnego formułowania wezwań i wyjaśnień, które powinny zawierać jednoznacznie sprecyzowaną treść zobowiązania”.

Pisma urzędowe mogą być proste – to przynosi ogromne korzyści
O konieczności uproszczenia języka urzędowego, a tym samym dokumentów urzędowych mówi się coraz częściej. Kilka miesięcy temu powstał projekt, którego celem było stworzenie prostego wzoru wezwania świadka na rozprawę. Efekt był imponujący. Okazało się, że można stworzyć takie pismo, które jest czytelne dla uczestnika, a jednocześnie spełnia wszystkie wymogi formalne, które stawia mu kodeks. Nie wiadomo jednak, czy sędziowie korzystają z tego wzoru w codziennej pracy.
Również kilka miesięcy temu niektóre urzędy skarbowe przeprowadziły eksperyment, którego rezultat zaskoczył wielu komentatorów. Zamiast standardowego, urzędniczego wezwania do zapłaty zaległego podatku wysłano pismo o takiej treści:
Szanowna/y Pani/Panie
Jak wynika z naszych danych 8 na 10 mieszkańców województwa X zapłaciło już podatek dochodowy za 2014 r. Należy Pan/Pani do nielicznej grupy mieszkańców, którzy jeszcze nie spełnili tego obowiązku.
Niezapłacony podatek wynosi X złotych. Kwota niezapłaconego przez Panią/Pana podatku może rosnąć o odsetki, jak pokazano w tabeli na odwrocie listu.
Proszę zapłacić podatek na rachunek X lub za pośrednictwem przekazu pocztowego.
Jeżeli nie zapłaci Pani/Pan podatku, może Pani/Pan podlegać egzekucji administracyjnej. Zweryfikujemy Pani/Pana reakcję na to pismo.
Jeżeli nie ma Pani/Pan możliwości uregulowania pełnej kwoty od razu albo posiada Pani/Pan jakiekolwiek pytania, prosimy o kontakt pod numerem telefonu X.
Z góry dziękujemy za spełnienie obywatelskiego obowiązku.
W efekcie, po otrzymaniu takiego listu należność wobec fiskusa uregulowało ok. 1000 osób. Tradycyjne wezwania spotkały się z reakcją zaledwie 700 osób. Różnicę widać gołym okiem, a to chyba to jest w tym wszystkim najważniejsze. Nawet poseł Liroy chce walczyć o zmianę języka w pouczeniach sądowych.
Niestety, tu trzeba zwrócić uwagę na prawdę starą jak świat. Jeśli nie potrafisz czegoś wytłumaczyć w prosty sposób, to znaczy, że tego nie rozumiesz.